Договор использование автомобиля в служебных целях

Содержание страницы:

Использование личного автомобиля в служебных целях: договор, компенсация, проводки

Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке. Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха.

В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера. Руководители также используют личный транспорт в целях урегулирования различных рабочих вопросов на выезде.

Способы оформления взаимоотношений с работником на использование транспорта

В данной статье разберемся, как это документально обозначить. Оформляются взаимоотношения с работником, который использует свою машину для исполнения служебных обязательств, разными способами.

Во-первых, можно указать пункт об эксплуатации собственности в трудовом договоре и выплачивать компенсации, которые предусмотрены законодательством.

Во-вторых, можно также составить и подписать с работником договор (который называется гражданско-правовым) с указанием аренды собственного транспорта с предоставлением помощи управления и технического использования. При этом соблюдая нормы использования личного автомобиля в служебных целях.

Достоинства и недостатки каждого из вариантов

У каждого варианта есть достоинства и недостатки. Рассмотрим их более подробно.

Различие с другими видами приобретения транспорта в пользование состоит в том, что в этом случае авто эксплуатируется как в рабочих, так и в собственных личных делах. Соответственно, выплаты за пользование автомобилем работника могут быть меньше аренды, которая подразумевается согласно договору аренды автомобиля с водителем. Но, как показывает практика, эксплуатация собственного автомобиля обусловлена областью его использования: обычно это командировки по службе, куда на собственном автомобиле легче доехать, или это места, где не ходит общественный или другой транспорт. Различные деловые встречи часто подразумевают использование автомобиля. Где еще может понадобиться личный транспорт? К примеру, деятельность сотрудника предполагает постоянные передвижения по городу, от одного клиента к другому. Делать это пешком не получится, поскольку тратится много времени. Компании выгодно нанимать на работу человека с машиной. Он будет успевать объезжать клиентов, а фирма компенсирует ему расходы.

Также эксплуатацию собственного авто в пределах трудовых взаимоотношений можно расценить как выполнение работником своих должностных обязательств. А компенсация использования личного автомобиля в служебных целях, которая полагается сотруднику, не должна облагаться налогами и сборами. Но эти компенсации, обычно, имеют свои нюансы по трудовому законодательству. Общегражданское право предоставляет сторонам взаимоотношений выбор. Это позволяет рассмотреть различные варианты и объемы оплаты, которые связаны с эксплуатацией авто, так, чтобы все заинтересованные участники остались довольны. Но это предполагает, что от величины компенсации отнимутся налоговые пошлины и взносы.

Учет использования служебного автомобиля в личных целях

Неважно, какой способ будет выбран, фирме лучше, если работник будет ездить на собственном транспорте. Предприятию не понадобится нести бремя больших растрат на покупку или аренду автомобиля, соответственно расходы этого периода не увеличатся. Уменьшатся растраты на содержание и использование: частично платит предприятие, частично – сотрудник (собственник транспорта), который использует его и для собственных нужд. Кроме снижения растрат, у предприятия сокращается документооборот и трудозатраты по учету использования автомобиля.

Взаимоотношения работника и работодателя урегулированы правилами трудового законодательства, предусматривающими компенсационные выплаты за износ транспорта, его амортизирование и растраты, которые связаны с эксплуатацией сотрудником собственного авто для служебных нужд. Поэтому должен быть оформлен приказ на использование служебного автомобиля в личных целях.

Как уже было отмечено, правила возврата затрат сотруднику и объем компенсаций предусматриваются трудовым законодательством, а в случае отсутствия таких правил определяются согласованием участников трудового договора, который заключается в письменном виде. Тогда перед бухгалтером ставится вопрос: как правильно составить акт об эксплуатации собственного транспорта сотрудником?

Оплата использования личного автомобиля в служебных целях

Как вариант, за основание берется существующая нормативная документация по компенсационным выплатам за эксплуатацию собственного автомобиля, к примеру, утвержденная Правительством Российской Федерации (здесь говорится только о нормах выплат, но не об их размерах):

  1. Персоналу органов внутренних дел.
  2. Сотрудникам организаций и органов уголовно-исполнительных систем, федеральным противопожарным службам Государственных противопожарных служб, органам по борьбе с наркотиками и таможенным органам.
  3. Федеральным государственным служащим.

Несмотря на то, что документация адресована различным подкатегориям лиц, принципы назначений и компенсационных выплат одинаковы:

  1. Компенсация платится работникам, у которых работа разъездного характера.
  2. Основание для эксплуатации сотрудником собственного автомобиля для служебных нужд – это распоряжение руководства.
  3. Сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных нужд по доверенности его владельца, компенсационные выплаты начисляются по тому же порядку.
  4. Для выплат компенсации использования личного автомобиля в служебных целях работник должен подать заявление, в котором указывается, при выполнении каких трудовых обязательств и в течение какого времени эксплуатируется собственный автомобиль.

Если все правильно оформить, то проблем с получением компенсационной выплаты не возникнет. Давайте разберемся, какой пакет документов сотрудник должен собрать.

Документация, предоставляемая сотрудником

С заявлением сотрудник предоставляет другую необходимую документацию:

  1. Копию свидетельства о регистрации личного автомобиля или паспорт на транспортное средство (ПТС), доверенность, которая предоставляет право управлять автомобилем.
  2. Путевой лист, необходимые реквизиты и распорядок внесения которого приняты органами власти, которые осуществляют государственную политику и нормативно-правовое урегулирование в области транспорта.
  3. Документацию, подтверждающую растраты на использование собственного автомобиля для служебных нужд (чеки на топливо, акты по техническому обслуживанию).

Бухгалтером также должен заполняться путевой лист, поскольку это первичный документ, подтверждающий использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форму этого листа утвердило Постановление Госкомстата РФ. Остальные организации могут применять путевой лист своей формы либо иной документ, который будет подтверждать затраты на горючие материалы. Все реквизиты, предусмотренные законом, должны быть указаны:

  • название документа;
  • дата оформления;
  • организация, составляющая документ;
  • хозяйственная операция и ее содержание;
  • единицы измерения;
  • должности ответственных лиц;
  • подписи указанных лиц.

Кроме того, нужно указать конкретное место следования автомобиля. В противном случае могут возникнуть трудности в выплате компенсации. Когда применяется унифицированная форма, конфликтов возникает меньше.

Вся предоставленная документация должна подтверждать эксплуатацию для нужд предприятия, а не для нужд сотрудника. Но стоит иметь в виду, что решение об оплате использования личного автомобиля в служебных целях руководитель принимает в определенный период времени, при этом необходимо учитывать:

  1. Необходимость эксплуатации автомобиля для выполнения трудовых обязательств, которые связаны с частыми служебными командировками.
  2. Время эксплуатации автомобиля для служебных нужд.
  3. Объем денежных средств, которые выделили предприятию на ведение работы.

Возмещение затрат предприятием

Использование личного автомобиля в служебных целях несет различные затраты, но не все из них возместит предприятие. По практике использования собственного транспорта, растраты между сотрудником и предприятием должны распределиться следующим образом: сотруднику положен возврат растрат на покупку горючих и смазочных материалов по факту, подтвержденному документацией (чеки, квитанции и т. д.). Выплачивается компенсация раздельно с возмещением перечисленных растрат.

Выплата компенсации сотруднику не производится в следующих ситуациях:

  • во время отпуска;
  • в период командировки;
  • в период временной нетрудоспособности, которую подтверждает больничный лист;
  • в других случаях, когда не происходит эксплуатация автомобиля.

При эксплуатации собственного транспортного средства (после заполнения согласия на использование личного автомобиля в служебных целях по образцу) сотрудник не получит отдельную выплату за помощь в его управлении и техническом обслуживании. Сама эксплуатация собственного транспортного средства проводится в пределах трудовых обязанностей, за что сотруднику полагается вознаграждение, в качестве которого выступает заработная плата. Начисление компенсационных выплат за пользование автомобиля является аналогом оплаты за аренду, в которую включают амортизацию транспортного средства.

Когда договор найма транспортного средства предусматривает арендную плату, то она облагается НДФЛ по общему порядку. Не начисляется НДФЛ только на компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля сотрудника и те расходы, что он понес. Более подробно об этом будет рассказано ниже.

Отражение затрат в бухгалтерии

Учет по компенсационным выплатам за эксплуатацию собственного транспортного средства для служебных нужд и возврат растрат, которые связаны с использованием личного автомобиля, ведут по счету 302 12 «Прочие выплаты».

В бухучете предприятия указывают только две проводки при использовании личного автомобиля в служебных целях:

  1. Зачисление компенсационной суммы и возмещение растрат по факту.
  2. Выплата работнику компенсационной суммы в положенном объеме.

В бухгалтерии бюджетного или автономного предприятия физической культуры и спорта делают такие записи учета по содержанию операции:

  1. Отражение расходов на выплату компенсаций.
  2. Осуществление выдачи компенсации из кассы учреждения.
  3. Произошло перечисление на банковскую карту работнику.

Но если использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях осуществляется по договору найма, то используют счет 302 24 «Арендная плата и расчеты по ней». В столбце «Кредит» по данному счету указывается зачисление платы за аренду, а в столбце «Дебет» – ее перевод на счет работника или выдачу из кассы предприятия.

В бухгалтерии бюджетного или автономного предприятия физической культуры и спорта делают такие записи учета по содержанию операции:

  1. Арендная плата за автомобиль начислена.
  2. Произведена выплата арендной платы из кассы учреждения.
  3. Осуществлено перечисление на банковскую карту сотруднику.

Но стоит отметить, что по упрощенным проводкам нет записей по налоговым обязательствам. Должно облагается налогами и использование личного автомобиля в служебных целях.

В каких ситуациях компенсационные суммы облагаются НДФЛ?

Теперь поговорим о налогах. Вся прибыль, которую получают физические лица, в том числе сотрудники предприятий, облагается налогом на доходы физических лиц. Освобождаются от налогообложения все типы предусмотренных трудовым законодательством компенсаций.

То есть необлагаемая сумма та, которую указали в договоре об использовании личного автомобиля в служебных целях. При этом должна быть документация, подтверждающая принадлежность эксплуатируемого транспортного средства налогоплательщику. Также при помощи документов нужно будет подтвердить фактическую эксплуатацию транспортного средства для интересов предприятия и сумму растрат, с ней связанную.

Но ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве не содержится:

  1. Перечень документации, которой можно подтвердить эксплуатацию собственного транспортного средства.
  2. Положения, которые запрещают руководителю предприятия возместить сотрудникам растраты, понесенные в ходе выполнения трудовых обязательств.

Отсюда следует, что руководитель предприятия может сам создать правила определения необлагаемых компенсационных выплат для сотрудников, использующих личный автомобиль в служебных целях, предусмотрев самостоятельно их размер.

Если для работы сотрудники предприятия используют личные автомобили, то компенсации за это не облагаются налогом, но при следующих условиях:

  • использование транспорта и компенсация письменно зафиксированы (составляется отдельное соглашение или это предусматривает трудовой договор);
  • работники предоставили документы на авто (свидетельство о регистрации, ПТС);
  • организацией оформляются маршрутные листы.

Страховые взносы

При вычислении страховых взносов необходимо помнить, что их взимают с оплат и награждений, которые начисляются физическому лицу в пределах трудовых взаимоотношений и гражданско-правового договора. Начисление компенсационных выплат за пользование транспортного средства для работы в рамках суммы, установленной договором между работодателем и сотрудником, не является оплатой труда, вознаграждением за исполнение трудовых или других обязательств, материальной выгодой. Соответственно, такие компенсационные средства не облагаются страховым взносом.

Если сотрудник организации использует служебный автомобиль, при этом путевые листы и иные подтверждающие документы отсутствуют, то возникает у такого физического лица экономическая выгода в том размере, в котором она оценивается. Этот вид дохода облагается НДФЛ при использовании служебного автомобиля в личных целях.

В дополнение по разъяснениям чиновников становится понятным, что предоставление автомобиля по доверенности не имеет перехода прав собственности, и данный автомобиль не может считаться собственностью доверенного лица. В соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность – письменное препоручение, которое выдается одним лицом другому для репрезентации перед третьим лицом.

Также не облагается страховым взносом компенсационная выплата по договору найма за эксплуатацию собственного транспортного средства, которое предоставлено сотруднику для управления по доверенности. Следует помнить, что за использование служебного автомобиля в личных целях ответственность несет водитель.

Расчеты по договору найма автомобиля с водителем нельзя воспринимать как компенсационную выплату работнику, которому предоставили доверенность для управления транспортным средством. Таким образом, субъект для обложения страховыми взносами для внебюджетных фондов отсутствует.

Когда необходим путевой лист?

Многие бухгалтеры задают вопрос: «Необходим ли путевой лист при компенсационных выплатах за эксплуатацию собственного транспортного средства?». При этом всем известно, что такой лист принуждает заполнять Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», запрещающий перевозки багажа, груза, пассажиров общественным транспортом (автобусы, троллейбусы, трамваи), легковыми и грузовыми машинами без составленного путевого листа на надлежащий транспорт, как в приказе об использовании служебного автомобиля в личных целях. Путевой лист входит в перечень необходимых документов для эксплуатации автомобиля, принадлежащего юридическому лицу.

Что говорит нам транспортное законодательство об этом? Без путевого листа не обойдутся учреждения и предприятия, использующие транспортные средства для перевозок пассажиров и грузов. Если автомобиль эксплуатируется лицом для собственных нужд, то необходимости в составлении такого листа нет, как это предполагается в вышеуказанных нормативных актах для юридических лиц и предпринимателей, использующих транспортные средства.

Путевой лист при использовании личного автомобиля сотрудника

Похожее мнение складывается в отношении использования работником личного автомобиля в служебных целях. Но здесь необходимость его оформления диктуют не правила транспортного законодательства, а нормы трудового и налогового законодательства, обязывающие подтверждать именно служебную эксплуатацию собственного транспортного средства работника. Для подтверждения растрат на покупку горюче-смазочных материалов для нужд общепроизводственных работ нужен правильно составленный путевой лист, в котором указан расход топлива по факту. Информация, не позволяющая проверить затраты на ГСМ в качестве общепроизводственных, может сыграть на руку контролерам.

В подведении итогов следует отметить следующее. Чтобы выплаты за эксплуатацию собственного транспортного средства работника являлись компенсационными, необходимо соблюдать порядок использования личного автомобиля в служебных целях:

  1. Эксплуатация автомобиля связана с выполнением трудовых обязательств.
  2. Компенсационная выплата выдается на основании приказа работодателя. Величина возмещения обозначенных затрат при этом обязана отвечать экономически обоснованным расходам.

Если данные правила не исполнены, то стоит подписать с сотрудником соглашение или договор об использовании личного автомобиля в служебных целях с водителем и учитывать все налоги и взносы.

Договор использование автомобиля в служебных целях

страница: Главная Комментарии юриста Семинар№9. Компенсация за использование работником личного имущества в служебных целях

Семинар№9. Компенсация за использование работником личного имущества в служебных целях

Семинар№9. Компенсация за использование работником личного имущества в служебных целях

Статья 188 ТК РФ предусматривает возмещение расходов при использовании личного имущества работника.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Закон никак не лимитирует размер компенсации как для выплаты, так и для целей уплаты социальных страховых взносов. Подпунктом «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами всех видов установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (см. также письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19; ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985; ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2)).

В то же время органы контроля за уплатой страховых взносов подчеркивают: использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями (письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 №550-19, от 26.05.2010 №1343-19; ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

При определении не облагаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться:

Минфин России неоднократно указывал, что для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копии документов, подтверждающих, что используемое имущество является их личным имуществом, документы, подтверждающие расходы на его содержание, а также факт использования имущества в служебных целях (техпаспорт транспортного средства, договор с оператором мобильной связи на оказание услуг, путевые листы, счета, квитанции и т.п.) (см., например, письмо Минфина России от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138). В последнее время контролирующие органы активно увязывают обоснованность компенсаций и освобождения их от налогообложения НДФЛ и страховыми взносами с правом собственности работника на используемое имущество (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3); письмо Минфина России от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).

Причины такого подхода не ясны.

Термин «личное имущество» в российском праве не определен, следовательно, нужно исходить из того, что это любое имущество, которым работник может пользоваться и распоряжаться (в том числе — в служебных целях). Именно так предусмотрено ТК РФ. На таком праве имуществом обладает не только собственник, но и, например, арендатор, ссудополучатель в договоре безвозмездного пользования и т.д. В числе документов на имущество достаточно предоставить в бухгалтерию любые свидетельства прав работника (копию договора, доверенности и т.п.).

В части расходов работодателя для целей налогообложения прибыли ситуация еще более осложнена.

Компенсации за использование любого имущества работника, если они экономически обоснованы и документально подтверждены, могут быть включены в расходы работодателя в полном объеме, так как НК РФ не предусматривает иного.

Особняком от использования другого имущества стоит, как известно, только использование работником личного транспорта в служебных целях.

Такого рода выплаты работникам в налоговом учете работодателя следует включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Названные нормы очень скромны.

Таблица 2
Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных автотранспортных средств, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией

Тип автотранспортного средства

Сумма компенсации, руб. в мес.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить

Использование личного автотранспорта сотрудниками многих организаций по рабочим надобностям сегодня не редкость. В свою очередь компания обязана выплачивать компенсацию за эксплуатацию в рамках трудового соглашения. Рекомендуем ознакомиться с тонкостями оформления подобных расходов.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях договор

ТК РФ (ст. 188) регулирует подобные вопросы. Согласно ему предприятие, в рабочих целях которого сотрудник использует свое авто (иное имущество) обязано возместить расходы на:

  • амортизацию (за износ, ГСМ, заправка пр.);
  • за использование.

Работнику следует позаботиться об оформлении специального доп соглашения или договора (отдельного, или внесение данных в тело трудового соглашения) с работодателем.

Важно знать, что помимо самой фиксации факта эксплуатации личного транспорта документ должен определять: порядок учета расходных средств и материалов, условия, срок действия и обязанности каждой стороны.

Бланк можно составить самостоятельно в свободной форме либо скачать образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях в режиме онлайн и совершенно бесплатно.

Разовое оформление

Документ оформляется на определенный срок, однако при разовом использовании можно обойтись и без такового. В данном варианте достаточно оформленного путевого листа для подтверждения суммы расходов (заправка или ремонт, например).

Возмещение расходов директором

Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения. Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс. рублей, свыше – 3 тыс. руб.).

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018

Существует несколько видов соглашений, которые могут заключать работник и руководитель:

  • дополнительное или трудовое соглашение;
  • по договору аренды.

Как оформить?

В первом варианте алгоритм действий следующий: согласование вопросов с работодателем — написание заявления в бухгалтерию компании – приказ дирекции — ежемесячное (либо иное) погашение расходов и компенсация износа.

Во втором варианте: согласование с руководством – заключение договора аренды – внесение изменений в страховой полис – составление и передача акта приема передачи имущества.

К сказанному добавим, что аренда автотранспорта возможна с экипажем с (самим работником) и без него. Этот момент следует учесть при составлении документа.

Соглашение и оплата: расчет

Расчёт производится на зарплатную карту работника, при этом возможен ежемесячный расчет либо погашение полной суммы одноразово. Этот вопрос также следует освятить при составлении документации.

Следует уточнить и расчет за амортизацию (технический износ, обслуживание пр.). Если сама компенсация выплачивается согласно договору, то ГСМ и прочие технические детали не всегда возможно учесть соразмерно действительным расходам (например, различный километраж), в таком случае арендодателю следует воспользоваться служебной запиской (служебкой) для возмещения затрат. В этом варианте расчет производится на руки, согласно чекам, либо на карту сотрудника.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018

Налоговый Кодекс предусматривает налогообложение на данную компенсацию (НДФЛ (налог на прибыль) в размере 13%). Однако страховые и прочие взносы (ФСС, пенсионные, транспортный налог) с этой суммы не взимаются.

Могут возникать вопросы относительно уплаты: в зависимости от типа документа налоги могут оплачиваться либо сотрудником (аренда) либо руководителем (соглашение).

Решить многие вопросы относительно налоговой базы для предприятия можно путем заключения договора аренды либо безвозмездного использования. Впрочем, в данном вопросе многое зависит от вида деятельности предприятия. На практике первый вариант неэффективный, поэтому часто используется именно второй.

Скачать бланк заявление работнику

Бланк заявления на погашение расходов, связанных с эксплуатацией авто для производственных нужд можно составить самостоятельно либо скачать/списать его в интернет (например, на нашем портале) безвозмездно. Это поможет правильно составить документ и избежать многих ошибок.

Скачать бланк можно здесь:

Доплата в зависимости от затрат

Если действительные расходы превысили сумму, указанную при составлении документа (например, во время поездки (либо нескольких) превышен километраж и соответственно увеличился расход бензина), сотрудник может написать служебную записку нанимателю и получить возмещение расходов (если это может допускать соглашение). Проводка документов происходит согласно регламенту (составляется отчет в налоговую инспекцию на списание средств).

Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере — 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

24 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Смотрите так же:

  • Ипотечная квартира куплена до брака Как разделить квартиру при разводе, что если есть дети Развод в любой семье обычно сопровождается не только вопросом, с кем станут теперь жить дети, но и разделом всего, что нажито, в том числе недвижимого имущества. Именно при «дележе» квартиры […]
  • Счет на оплату без ндс ип Счет на оплату Сегодня, друзья мои, поговорим мы о счетах. Организации и индивидуальные предприниматели, оказывая услуги, выставляют счета на оплату. Типовой форма счета нет, каждая организация или ИП может разработать свою форму. Например, можно […]
  • Магазин быттехника в херсоне цены на товар Каталог фирм. Бытовая техника, электроника Каталог бытовой техники в Херсоне позволит подобрать предметы домашнего обихода, которые станут незаменимым помощником и прекрасно дополнят интерьер. Производители выпускают новые марки, часто имеющие […]
  • Когда начислять зарплату при увольнении Расчет при увольнении: сколько и когда заплатить При увольнении работника, вне зависимости от причины, работодатель должен выплатить ему заработную плату за все отработанное время и компенсировать дни неиспользованного отпуска. Иногда также […]
  • Ст 239 гпк Статья 239 ГПК РФ. Действия суда после принятия заявления об отмене заочного решения суда Текущая редакция ст. 239 ГПК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год Суд извещает лиц, участвующих в деле, о времени и месте рассмотрения заявления об […]